Het Besluit Begroting en Verantwoording is in 2015 gewijzigd en één van de nieuwe zaken betreft artikel 8 waar is opgenomen en dat in het Programmaplan een overzicht van de kosten van Overhead gepresteerd dient te worden. In april  2016 is de Notitie Overhead verschenen waarin wordt aangegeven hoe we dienen om te gaan met de overhead.

Om de gemeenteraden op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven, wordt voorgeschreven dat in het programmaplan een apart overzicht moet worden opgenomen van de kosten van de overhead. In de programma’s moeten dan de kosten worden opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces.

Definitie Overhead
De definitie luidt: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Voorts verwijzen we naar de toelichting in het wijzigingsbesluit.

Overhead bestaat in elk geval uit:

  1. Leidinggevenden primair proces (hiërarchisch). Dat geldt niet voor de functies projectleiding en coördinatoren;
  2. Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie. Het betreft functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie;
  3. P&O / HRM. Het betreft salarisadministratie, P&O / HRM advies, organisatie- en formatieadvies, OR-ondersteuning, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, ARBO, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR control. Dit is exclusief opleidingen door P&O gegeven en gericht op de directe uitvoeringspraktijk.
  4. Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
  5. Interne en externe communicatie met uitzondering van klantcommunicatie. Het gaat om zowel interne als externe communicatie. Dat geldt niet voor de taken projectcommunicatie en voor medewerkers die bij een projectbureau werken;
  6. Juridische zaken. Het betreft juridische medewerkers die op de afdeling bedrijfsvoering werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling. Het geldt niet voor de afhandeling van bezwaar- en beroepschriften en ook niet voor juristen die primaire taken verrichten (bijv. vergunningverlening);
  7. Bestuurszaken en bestuursondersteuning. Het betreft bestuursadviseurs en bestuursondersteuners, zijnde de ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders. Het geldt niet voor de raadsgriffie (behoort tot facilitering bestuursorganen, taakveld 0.1);
  8. Informatievoorziening en automatisering (ICT). Het betreft medewerkers informatisering en automatisering, systeem- en netwerkbeheer, werkplekondersteuning, helpdesk, ontwikkeling ICT projectmanagement, technisch applicatiebeheer en functioneel applicatiebeheer dat door medewerkers bedrijfsvoering wordt gedaan (het is exclusief functioneel beheer ten behoeve van primaire proces systemen);
  9. Facilitaire zaken en Huisvesting. Het is inclusief receptie, beveiliging en catering en gebouwenbeheerders;
  10. DIV. Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en -aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevend), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren;
  11. Managementondersteuning primair proces. Het betreft secretariaten, office management en managementassistentie in het primair proces.

Anders ramen en verantwoorden
Door de definitie te gebruiken kan eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die we direct kunnen toerekenen aan bepaalde taakvelden. Bijvoorbeeld de personeelskosten van de medewerkers van een bepaalde afdeling, rente- en afschrijvingslasten en andere kosten die direct verband houden met het betreffende taakveld en investeringen. Deze bedrijfskosten mogen niet langer centraal worden begroot en verantwoord maar direct op het betreffende taakveld. De overhead wordt centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead, ondersteuning organisatie.

Toerekening overhead
Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 (overzicht overhead) onder de lasten een negatief bedrag op te nemen met de categorie 7.4 ‘Overige verrekeningen’ en dit bedrag op het betreffende taakveld met de verrekencategorie 7.4 weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.

De overhead moet op een consistente wijze worden toegerekend. De methode wordt niet door de wetgever voorgeschreven, maar moet door de raad worden vastgesteld en opgenomen in de financiële verordening. Bij de methodiek kan gedacht worden aan de door het CBS gehanteerde techniek (op basis van personeelskosten) of bijvoorbeeld naar rato van de omvang van de taakvelden.